En bref
- Le site traite des données pour organiser les inscriptions, badges, confirmations, accès, logistique, presse et assistance aux participants.
- Seules les personnes et équipes habilitées peuvent accéder aux données dans la limite de leurs missions.
- Les données ne sont conservées que pendant la durée nécessaire à l’organisation, au suivi et à l’archivage légitime du forum.
- Toute personne concernée peut demander des informations, une rectification ou l’examen de sa situation en contactant le secrétariat.
1. Champ d’application
La présente politique s’applique à l’ensemble des traitements de données effectués via le site FREAO, y compris les formulaires publics, les espaces de connexion, les portails participants et médias, les modules de confirmation, les outils de badge, ainsi que les dispositifs liés à la logistique et au contrôle d’accès.
Elle a pour objet de décrire, dans un langage clair, quelles informations peuvent être recueillies, à quelles fins elles sont utilisées, par qui elles sont consultées, combien de temps elles peuvent être conservées et quels moyens sont offerts aux personnes concernées pour exercer leurs droits.
2. Responsable du traitement
Le traitement des données réalisé via le site est opéré, pour les besoins d’organisation du forum, par le secrétariat et les équipes habilitées chargées de la coordination du FREAO.
Pour toute demande relative à la confidentialité, à l’utilisation de vos données ou à l’exercice de vos droits, vous pouvez écrire au secrétariat à l’adresse suivante : secretariat@westafricawaterforum.org.
3. Catégories de données susceptibles d’être traitées
Selon votre interaction avec le site, les catégories de données suivantes peuvent être traitées : identité, civilité, fonction, organisme, pays, téléphone, adresse e-mail, informations de participation, besoins logistiques, informations d’hébergement, demandes médias, données de badge, historiques de confirmation ou de check-in, ainsi que tout document justificatif transmis volontairement.
Lorsque vous utilisez un formulaire, seules les données nécessaires à la finalité concernée sont normalement demandées. Certaines informations sont facultatives, tandis que d’autres sont indispensables pour traiter votre demande ou vous permettre d’accéder à un service du forum.
- Informations d’identification et de contact
- Informations professionnelles et institutionnelles
- Informations de participation, de logistique et de badge
- Documents justificatifs ou pièces transmises via les formulaires
- Données techniques minimales nécessaires à la sécurité et au fonctionnement du site
4. Finalités des traitements
Les données personnelles sont traitées pour permettre la gestion opérationnelle et administrative du forum. Cela inclut notamment l’instruction des inscriptions, la vérification des dossiers, l’accréditation média, l’envoi d’informations utiles, la génération des badges, l’accueil des participants, la planification logistique, l’attribution de certains accès, la gestion des espaces dédiés, ainsi que l’assistance et la communication avec les personnes inscrites.
Certaines données peuvent également être utilisées pour produire des tableaux de bord, des statistiques, des exports et des suivis internes strictement liés à la préparation, au déroulement et à l’évaluation du forum.
5. Fondements de licéité du traitement
Les traitements peuvent reposer, selon les cas, sur votre consentement, sur la nécessité d’exécuter le service que vous sollicitez, sur l’intérêt légitime de l’organisation pour préparer et sécuriser l’événement, ou encore sur des exigences administratives, organisationnelles ou de sûreté applicables à un forum de cette nature.
Lorsqu’un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez retirer ce consentement pour l’avenir, sous réserve que ce retrait ne compromette pas rétroactivement une opération déjà effectuée de manière licite.
6. Destinataires et accès aux données
Les données sont accessibles uniquement aux personnes autorisées qui ont besoin d’en connaître dans le cadre de leurs fonctions : secrétariat, équipe d’inscription, accueil, protocole, logistique, médias, scanners, administrateurs et, le cas échéant, prestataires techniques ou opérationnels intervenant pour le compte de l’organisation.
Chaque accès doit rester proportionné à la mission exercée. Les données ne doivent pas être consultées ou réutilisées en dehors du cadre professionnel et opérationnel du forum.
7. Durée de conservation
Les données sont conservées pendant la durée nécessaire au traitement de votre dossier, à la préparation du forum, à son déroulement, à la production des justificatifs et rapports nécessaires, puis, le cas échéant, pendant une période d’archivage raisonnable liée aux exigences de suivi, de sécurité, d’audit interne ou de documentation administrative.
À l’issue de cette période, les données ont vocation à être supprimées, anonymisées ou archivées selon ce qui est approprié au regard de leur nature et de leur utilité résiduelle.
8. Cookies et traceurs
Le site peut utiliser des cookies ou mécanismes équivalents pour assurer son fonctionnement technique, mémoriser certaines préférences, maintenir la session, faciliter la navigation et, si cela est activé, mieux comprendre l’usage général du site ou permettre certains contenus externes.
Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site ne peuvent pas toujours être désactivés sans affecter le service. Les autres préférences éventuelles relèvent d’un choix utilisateur lorsqu’un mécanisme de consentement est proposé.
9. Sécurité
L’organisation met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour limiter les accès non autorisés, les pertes accidentelles, les altérations non voulues ou les usages détournés des données.
Toutefois, aucun système n’offrant une sécurité absolue, chaque utilisateur est invité à faire preuve de vigilance, notamment lors de la transmission d’informations, de l’utilisation de liens d’accès et de la consultation de ses espaces personnels.
10. Droits des personnes concernées
Sous réserve des limites légales, organisationnelles et de sécurité applicables, vous pouvez demander des informations sur les données vous concernant, solliciter la rectification d’informations inexactes, demander une mise à jour, ou encore attirer l’attention du secrétariat sur une situation particulière justifiant un examen complémentaire.
Lorsque cela est possible et pertinent, vous pouvez également solliciter la suppression ou la limitation de certains traitements. Chaque demande sera examinée au regard des obligations de l’organisation et des nécessités légitimes liées à la tenue du forum.
- Demander l’accès aux informations vous concernant
- Faire corriger ou compléter des informations inexactes
- Demander l’examen d’une suppression ou d’une limitation de traitement
- Contester une utilisation que vous estimez non justifiée
11. Contact
Pour toute question relative à la confidentialité, à l’exercice de vos droits ou à l’utilisation de vos informations dans le cadre du site FREAO, vous pouvez contacter le secrétariat à l’adresse suivante : secretariat@westafricawaterforum.org.
Le présent texte constitue une proposition de base juridico-opérationnelle et peut être ajusté pour tenir compte de vos obligations internes, du cadre local applicable ou des mentions institutionnelles que vous souhaiterez ajouter.
